Raag Darbari: A Reenactment
A Citizen’s Complaint
A young and energetic officer, in her first posting
as District Collector somewhere in Madhya Pradesh - determined to provide
prompt, hassle-free service to citizens, and with zero-tolerance for corruption
- received the following complaint from a citizen:
“Dear
Sir,
I had
submitted an application for a certified copy of the Misal Bandobast
(1929–30) relating to our ancestral agricultural holding, required as evidence
in a matter presently pending before the Hon’ble High Court.
I regret to
submit that even after three months, the requested copy has not been supplied.
The Record
Room (RR) Prabhari is uncooperative, unhelpful, and persistently rude.
It is reliably learnt that whenever certain touts— lolling under the banyan
tree in front of the RR and chewing paan liberally laced with zarda—are
engaged, the relevant record materialises spontaneously and the copy is
supplied with remarkable promptitude, often well within the seven-day period
prescribed under the Citizens’ Service Guarantee.
The
facilitation fee, as confided by a few applicants, is no longer paid in cash,
but digitally, through the QR code at the paan-gumti around the corner.
If an
applicant refuses to pay the bribe, that specific record performs a miraculous
Houdini-escape and disappears under a heap in a dark corner, untraceable till a
tout gives a nod and a wink.
You would
agree, Sir, that something is rotten in the Record Room—and I am not referring
merely to the dead lizards, rats, and bats.
I request
that a copy of the said record be provided to me at the earliest; that the
murky dealings of the Record Room Prabhari be enquired into; and that
suitable steps be taken to improve the functioning of the Record Room in the
interest of long-suffering citizens.
Faithfully
yours,
Sd/-
(Name of the Applicant)”
Show-Cause Notice
To
The Prabhari,
Record Room,
District — XXX
Memo No.
XXXX Date: DD-MM-YYYY
Subject: Show-Cause Notice under Rule 14 of
the Madhya Pradesh Civil Services (Classification, Control and Appeal) Rules,
1966.
Upon receipt
of a serious complaint from a citizen regarding the functioning of the Record
Room, a preliminary enquiry was conducted. Prima facie, it has been found that
you are guilty of negligence, inefficiency, and gross dereliction of duty. The
brief charges are as follows:
1.
The
citizen applied for a certified copy of a record. Under the Citizens’ Service
Guarantee, you were required to supply the same within seven days, which you
failed to do.
2.
When
the applicant enquired about the likely date of supply, you repeatedly replied,
“Search is under progress,” thereby indulging in deliberate opacity and causing
wilful harassment.
3.
Your
conduct towards the applicant was unfriendly, uncooperative, and exceptionally
rude, contrary to the standards expected of a public servant.
4.
Review
of disposal in the Record Room over the past six months reveals dismal
performance, clearly demonstrating incompetence, inefficiency, and lack of a
sense of duty.
You are
hereby required to show cause within fifteen days of receipt of this notice as
to why appropriate major penalty should not be imposed upon you.
Failure to
submit a reply within the stipulated period shall be deemed acceptance of the
charges, and further action shall follow as per rules.
You may
peruse the Enquiry Report attached to the file by contacting the undersigned.
Sincerely,
Sd/-
Disciplinary Authority
Reply by Record Room Prabhari
To
The Disciplinary Authority
Date: DD-MM-YYYY
Subject: Reply to Show-Cause Notice
Reference: Memo No. XXXX - Date: DD-MM-YYYY
Respected
Sir,
I
acknowledge receipt of the aforesaid show-cause notice. At the outset, I
categorically deny the charges, which are entirely baseless, misconceived, and
devoid of appreciation of ground realities.
My
point-wise reply is submitted below, without prejudice to my right to submit
further explanations at later stages:
1. It is admitted that an application
for a copy was received, and that the same was not delivered within seven days.
However, it is emphatically denied that the delay arose from negligence or
dereliction of duty. Retrieval of records of 1929–30 is no easy task, requires intensive
search, and takes much time.
2. It is admitted that the applicant was informed of the status of his application. Initially, he was informed that “Search is under progress,” which was factually correct. Subsequently, he was informed that “Intensive search is under progress,” which was also factually correct. Transparency was thus maintained on all occasions.
3. The applicant was polite to begin with, but rude later, and very rude thereafter. When he met the undersigned for the third time, and was informed of the ongoing intensive search, he was much agitated and proclaimed in a voice loud enough to be heard by my colleagues in the adjacent rooms, and the public milling around the corridor, ‘I am like the langad in Raag Darbari. I will pay no bribe,’ even though I or my Assistant had made no monetary demand from him. Despite the applicant’s unwarranted, inappropriate literary allusion (since he is not a pwd!), and insulting insinuation, the undersigned maintained his composure, and promised to continue the search for the relevant record with a view to helping the applicant.
4. The undersigned admits that the high level of stress at work worsens his high BP, and gives him a terrible headache on most days owing to which he is unable to smile as much as he unfailingly did when he was previously dealing with ‘arms licence’ section. This may not be misconstrued as rudeness. The undersigned is a public servant, and is never rude or disrespectful to his master – the public.
In view of
the above, the charges are unfounded and merit summary dismissal.
It is
further submitted that after prolonged and untiring search, the record sought
by the applicant has now been located and the copy prepared. The applicant may
collect the same during office hours on any working day, after submitting a
written undertaking that the copy was received without payment of any bribe.
The
undersigned takes the liberty of submitting his humble suggestions for
improving RR productivity as Enclosure -1.
Yours
faithfully,
Sd/-
(Name)
Record Room Prabhari
Enclosure-1
Humble Suggestions for Improving Record Room Efficiency
The Record Room operates under severe constraints. Repeated representations for infrastructure improvement and staff welfare have been submitted over the years, with no tangible outcome. Productivity inevitably suffers under such conditions.
a. Immediate repair of the leaking roof.
b. Suspension of further file transfers
until additional rooms and racks are provided.
c. Installation of at least two
air-conditioners, as summer temperatures cross 46°C, posing a serious fire
hazard to bone-dry ancient papers.
d. Ensure that RR is snake-free. The inept
and timid municipal snake-catcher demanded removal of all the files from the RR
– an astonishing and impractical demand – before he inspected the room for
reptiles. A professional snake-charmer may be hired – to be paid on success-fee
basis per snake caught. Lest the undersigned be accused of creating a bogey,
please find attached a shed snake-skin which was recently recovered from RR,
and a panchnama was made to attest its veracity.
e. Local newspapers have reported that
the district hospital has run out of anti-snake venom vaccine. At least two
dosages - for the undersigned and his Assistant - should be reserved on all
working days.
f. Personal Accidental Death Insurance
cover for Record Room employees.
g. Installation of CCTV cameras to
document threats, abuses, and occasional physical assaults by agitated
applicants.
h. Installation of an AQI monitor to
measure PM-2.5 and PM-10 levels.
i. Quarterly lung-function tests for
Record Room staff.
j. Posting of senior officers, assisted
by the most efficient babus from Arms Licence, Excise, Mining, and Food &
Civil Supplies sections, in the Record Room for one day each week, with
comparative productivity analysis.
***
एक शिकायत
मध्य प्रदेश के किसी जिले में पदस्थ, अपनी पहली पदस्थापना में नियुक्त, एक युवा एवं ऊर्जावान जिला कलेक्टर—जो नागरिकों को त्वरित, निर्बाध सेवा प्रदान करने के लिए संकल्पित थीं तथा भ्रष्टाचार के प्रति शून्य-सहिष्णुता की नीति में पूर्ण विश्वास रखती थीं—को एक नागरिक से निम्नलिखित शिकायत प्राप्त हुई:
मान्यवर,
मैंने अपने पैतृक कृषि भूमि से संबंधित मिसल बंदोबस्त (1929–30) की प्रमाणित प्रति प्राप्त करने हेतु आवेदन प्रस्तुत किया था, जो कि माननीय उच्च न्यायालय में वर्तमान में विचाराधीन एक प्रकरण में साक्ष्य के रूप में आवश्यक है।
यह निवेदन करते हुए खेद हो रहा है कि तीन माह व्यतीत हो जाने के उपरांत भी उक्त अभिलेख की प्रति उपलब्ध नहीं कराई गई है।
अभिलेखागार (रिकॉर्ड रूम) के प्रभारी अधिकारी असंवेदनशील, अड़ियल तथा निरंतर असभ्य व्यवहार करने वाले हैं। विश्वसनीय सूत्रों से यह ज्ञात हुआ है कि जब भी कुछ बिचौलिये—जो रिकॉर्ड रूम के सामने स्थित बरगद के पेड़ के नीचे पान चबाते हुए पाए जाते हैं— नियोजित किए जाते हैं, तो संबंधित अभिलेख स्वतः प्रकट हो जाता है तथा नागरिक सेवा गारंटी अधिनियम के अंतर्गत निर्धारित सात दिवस से पहले ही प्रति उपलब्ध हो जाती है।
कुछ आवेदकों द्वारा यह भी बताया गया है कि सुविधा शुल्क अब नकद न लेकर, कोने में स्थित पान-गुमटी के क्यूआर कोड के माध्यम से डिजिटल रूप से लिया जाता है।
यदि कोई आवेदक रिश्वत देने से इंकार करता है, तो सम्बन्धित अभिलेख किसी अंधेरे कोने में ढेर के नीचे अदृश्य हो जाता है और तब तक अनुपलब्ध रहता है, जब तक कोई बिचौलिया अनुकूल संकेत न दे दे।
आप सहमत होंगे, महोदय, कि रिकॉर्ड रूम में कुछ न कुछ सड़ा हुआ अवश्य है—और मेरा संकेत केवल मृत छिपकलियों, चूहों और चमगादड़ों तक सीमित नहीं है।
अतः निवेदन है कि उपर्युक्त अभिलेख की प्रति यथाशीघ्र उपलब्ध कराई जाए; रिकॉर्ड रूम प्रभारी की संदिग्ध गतिविधियों की जांच कराई जाए; तथा दीर्घकाल से पीड़ित नागरिकों के हित में रिकॉर्ड रूम की कार्यप्रणाली में सुधार हेतु उपयुक्त कदम उठाए जाएँ।
भवदीय,
हस्ताक्षर
(आवेदक का नाम)
________________________________________
कारण बताओ सूचना
प्रति,
प्रभारी,
रिकॉर्ड रूम,
जिला — XXX
ज्ञापन क्रमांक: XXXX दिनांक: DD-MM-YYYY
विषय: मध्य प्रदेश सिविल सेवा (वर्गीकरण, नियंत्रण एवं अपील) नियम, 1966 के नियम 14 के अंतर्गत कारण बताओ सूचना।
रिकॉर्ड रूम के कार्यप्रणाली के संबंध में एक नागरिक से प्राप्त गंभीर शिकायत के संदर्भ में प्रारंभिक जाँच कराई गई। प्रथम दृष्टया यह पाया गया है कि आप लापरवाही, अकुशलता एवं घोर कर्तव्यच्युति के दोषी हैं। संक्षिप्त आरोप निम्नानुसार हैं:
5. नागरिक द्वारा एक अभिलेख की प्रमाणित प्रति हेतु आवेदन प्रस्तुत किया गया था। नागरिक सेवा गारंटी के अंतर्गत आपको सात दिवस में प्रति उपलब्ध कराना अनिवार्य था, जिसे आप पूरा करने में विफल रहे।
6. जब आवेदक द्वारा आपूर्ति की संभावित तिथि के संबंध में जानकारी चाही गई, तो आपने बार-बार “खोज जारी है” कहकर जानबूझकर टालमटोल की तथा नागरिक को अनावश्यक रूप से प्रताड़ित किया।
7. आवेदक के प्रति आपका व्यवहार अमित्रवत्, असहयोगी एवं दुर्विनीत रहा, जो एक लोक सेवक से अपेक्षित आचरण के विपरीत है।
8. गत छह माह की अवधि में रिकॉर्ड रूम के निपटान की समीक्षा से अत्यंत निराशाजनक प्रदर्शन परिलक्षित होता है, जिससे आपकी अक्षमता, अकुशलता तथा कर्तव्य-बोध के अभाव का स्पष्ट संकेत मिलता है।
आपको निर्देशित किया जाता है कि इस सूचना की प्राप्ति से पंद्रह दिवस के भीतर यह स्पष्ट करें कि आपके विरुद्ध उपयुक्त गंभीर दंड क्यों न आरोपित किया जाए।
निर्धारित अवधि में उत्तर प्रस्तुत न किए जाने की स्थिति में यह माना जाएगा कि आप आरोपों को स्वीकार करते हैं तथा नियमों के अनुसार आगामी कार्रवाई की जाएगी।
संलग्न जाँच प्रतिवेदन का अवलोकन करने हेतु आप अधोहस्ताक्षरी से संपर्क कर सकते हैं।
भवदीय,
हस्ताक्षर
अनुशासनिक प्राधिकारी
________________________________________
रिकॉर्ड रूम प्रभारी का उत्तर
प्रति,
अनुशासनिक प्राधिकारी
दिनांक: DD-MM-YYYY
विषय: कारण बताओ सूचना का उत्तर
संदर्भ: ज्ञापन क्रमांक XXXX, दिनांक DD-MM-YYYY
मान्यवर,
उपर्युक्त कारण बताओ सूचना की प्राप्ति स्वीकार करता हूँ। प्रारंभ में ही यह निवेदन है कि लगाए गए सभी आरोप पूर्णतः निराधार तथा तथ्य विहीन होने से निरस्त योग्य हैं।
मेरा बिंदुवार उत्तर निम्नानुसार प्रस्तुत है, साथ ही भविष्य में अतिरिक्त स्पष्टीकरण प्रस्तुत करने का अधिकार सुरक्षित रखता हूँ:
1. यह स्वीकार किया जाता है कि प्रति हेतु आवेदन प्राप्त हुआ था तथा सात दिवस में प्रति उपलब्ध नहीं कराई जा सकी। तथापि, यह सशक्त रूप से अस्वीकार किया जाता है कि विलंब लापरवाही या कर्तव्यच्युति के कारण हुआ। वर्ष 1929–30 के अभिलेखों की खोज अत्यंत जटिल एवं समयसाध्य प्रक्रिया है, जिसके लिए गहन खोज आवश्यक होती है।
2. यह भी स्वीकार किया जाता है कि आवेदक को आवेदन की स्थिति से अवगत कराया गया। प्रारंभ में “खोज जारी है” तथा पश्चात “गहन खोज जारी है” की सूचना दी गई, जो दोनों ही तथ्यात्मक थीं। इस प्रकार पूर्ण पारदर्शिता बरती गई।
3. आवेदक का आचरण प्रारंभ में शिष्ट था, किंतु बाद में असभ्य तथा तत्पश्चात अत्यंत असभ्य हो गया। तृतीय भेंट के दौरान उसने ऊँचे स्वर में—जो आस-पास के कक्षों एवं गलियारे में उपस्थित जन-सामान्य द्वारा स्पष्ट रूप से सुना गया—घोषणा की कि “मैं राग दरबारी का लंगड़ हूँ, मैं कोई रिश्वत नहीं दूंगा”, जबकि मैंने अथवा मेरे सहायक ने किसी भी प्रकार की धन-मांग नहीं की गई थी। उक्त अनुचित साहित्यिक संदर्भ (विशेषतः जब वह दिव्यांग है ही नहीं!) तथा अपमानजनक संकेत के बावजूद, अधोहस्ताक्षरी ने धैर्य बनाए रखा और अभिलेख की खोज जारी रखने का आश्वासन दिया।
4. यह सत्य है कि कार्य-दबाव के कारण उच्च रक्तचाप की समस्या बढ़ जाती है, जिससे अधिकांश दिनों में तीव्र सिरदर्द रहता है, और इस कारण मैं उतना मुस्कुरा नहीं पाता जितना कि पूर्व में शस्त्र अनुज्ञा अनुभाग में पदस्थ रहते हुए मुस्कुराया करता था। इसे किसी भी स्थिति में असभ्यता न माना जाए। अधोहस्ताक्षरी एक लोक सेवक है और अपने स्वामी—जनता—के प्रति कभी असम्मानजनक नहीं हो सकता।
उपरोक्त तथ्यों के आलोक में आरोप निराधार हैं तथा त्वरित निरस्तीकरण योग्य हैं।
यह भी निवेदन है कि दीर्घ एवं अथक प्रयासों के उपरांत आवेदक द्वारा चाहा गया अभिलेख प्राप्त कर लिया गया है तथा प्रति तैयार है। आवेदक किसी भी कार्य दिवस में कार्यालयीन समय में उक्त प्रति प्राप्त कर सकता है, बशर्ते वह लिखित रूप में यह प्रतिज्ञा प्रस्तुत करे कि प्रति बिना किसी रिश्वत के प्राप्त की गई है।
रिकॉर्ड रूम की उत्पादकता में सुधार हेतु विनम्र सुझाव संलग्नक-1 में प्रस्तुत किए जा रहे हैं।
भवदीय,
हस्ताक्षर
(नाम)
रिकॉर्ड रूम प्रभारी
________________________________________
**संलग्नक-1
रिकॉर्ड रूम की कार्यक्षमता सुधारने हेतु विनम्र सुझाव**
रिकॉर्ड रूम अत्यंत सीमित संसाधनों में कार्य कर रहा है। आधारभूत संरचना एवं कर्मचारियों के कल्याण हेतु वर्षों से प्रतिवेदन प्रस्तुत किए गए हैं, किंतु कोई ठोस परिणाम नहीं निकला है। ऐसे में उत्पादकता प्रभावित होना स्वाभाविक है।
क. टपकती छत की त्वरित मरम्मत।
ख. अतिरिक्त कक्ष एवं रैक उपलब्ध कराए जाने तक नई फाइलों का आगमन स्थगित किया जाए।
ग. ग्रीष्मकाल में तापमान 46° सेल्सियस से अधिक हो जाता है। अतः दो वातानुकूलक अनिवार्य रूप से स्थापित किए जाएं, जिससे अति ज्वलनशील प्राचीन काग़ज़ों में स्वतः दहन का जोखिम न रहे।
घ. रिकॉर्ड रूम को सर्प-मुक्त किया जाए। कहीं मुझ पर सांपों से अहेतुक भय या अनावश्यक डर फैलाने का आरोप न लगे, इसलिए मैं पक्के सबूत के तौर पर, रिकॉर्ड रूम में हाल ही में मिली एक सांप की केंचुली - जिसके मिलने की पुष्टि करने वाला पंचनामा भी साथ में है - संलग्न कर रहा हूँ ।
नगर निगम का सर्प-पकड़ने वाला पहले सभी फाइलें हटाने की अव्यावहारिक माँग कर चुका है। सफलता-आधारित शुल्क पर किसी पेशेवर सपेरे की सेवाएँ ली जाए।
ङ. जिला चिकित्सालय में एंटी-स्नेक वेनम की उपलब्धता सुनिश्चित की जाए; रिकॉर्ड रूम कर्मियों हेतु कम से कम दो डोज़ सर्वथा आरक्षित रखी जाए।
च. रिकॉर्ड रूम कर्मियों हेतु व्यक्तिगत दुर्घटना बीमा।
छ. आवेदकों द्वारा दी जाने वाली गालियों, धमकियों एवं यदा-कदा होने वाले शारीरिक हमलों के अभिलेखन हेतु सीसीटीवी।
ज. पीएम-2.5 एवं पीएम-10 मापन हेतु वायु गुणवत्ता सूचक।
झ. त्रैमासिक फेफड़ा-परीक्षण।
ञ. शस्त्र अनुज्ञा, आबकारी, खनन तथा खाद्य एवं नागरिक आपूर्ति अनुभागों के सर्वाधिक दक्ष बाबुओं के साथ वरिष्ठ अधिकारियों की साप्ताहिक रोटेशनल तैनाती, एवं तुलनात्मक उत्पादकता विश्लेषण।
